Стъпка по стъпка как да организираме успешни събития (последни насоки и мисли)

ОСНОВНИ СТЪПКИ ПРИ ОРГАНИЗИРАНЕТО НА УСПЕШНО СЪБИТИЕ:

Когато става въпрос за планиране, ще видите че това е един много детайлен и постоянно случващ се процес. Времето е ценно и има различни задачи, които трябва да се извършат в различни времеви рамки.

РАННИТЕ ЕТАПИ НА ОРГАНИЗАЦИЯТА ТРЯБВА ДА ВКЛЮЧВАТ:

• Определяне на дата (виж Стъпка #1).
• Избор на място на провеждане (виж Стъпка #2).
• Сформираме на екип (виж Стъпка #3).
• Определяне на бюджет (виж Стъпка #4).
• Намиране на спонсори (виж Стъпка #5).
• Поканване и запазване на влиятелни лектори (виж Стъпка #6).

ОТ ДВА ДО ЧЕТИРИ МЕСЕЦА ПРЕДИ СЪБИТИЕТО ТРЯБВА:

• Да популяризирате събитието (виж Стъпка #7).
• Ангажирате медиите (виж Стъпка #8).

ОТ ТРИ ДО ШЕСТ СЕДМИЦИ ПРЕДИ СЪБИТИЕТО ТРЯБВА:

• Да изготвите списък за пазаруване на нужните консумативи – вие ще координирате доставките, така че е необходимо да закупите основни и важни неща за вашата работа, включително батерии, ножици, лепило, тиксо и други подобни консумативи;
• Да закупите трайните консумативи (такива, които не подлежат на разваляне);
• Да направите сметка за очаквания брой посетители;
• Да закупите и персонализирате благодарствените писма;
• Да създадете списък с фото идеи за събитието;
• Да определите удобно облекло: според това дали става въпрос за по-модерна среща или за по-формален и не толкова претенциозен семинар?

ДВЕ ДО ЧЕТИРИ СЕДМИЦИ ПРЕДИ ГОЛЯМОТО СЪБИТИЕ ТРЯБВА СЪЩО ТАКА:

• Да изготвите схема на мястото. Да видите къде ще седи всеки, също така да планирате оформлението на залата, както и съпътстващата забавна програма.
• На този етап е добре да заложите в програмата различни работни семинари или демонстрации също така.
• Да помолите член на екипа ви да прегледа цялостната организация, да провери да не сте изпуснали нещо и така да сте извършили двойна проверка,.
• Да закупите оставащата част от необходимите консумативи и да сте сигурни, че всичко се съхранява добре преди събитието.
• Да потвърдите още веднъж детайлите с всички наети лица – доставчици, фотографи, лектори, техници, аниматори и т.н.
• Да проверите оборудването и осветлението.
• Да започнете да печатате програмата на събитието.

ЗАДАЧИТЕ ОТ ПОСЛЕДНАТА МИНУТА, КОИТО ЩЕ ТРЯБВА ДА ИЗВЪРШИТЕ ДЕН ИЛИ ДВА ПРЕДИ СЪБИТИЕТО ВКЛЮЧВАТ:

• Да проверите, че разполагате с всички важни телефонни номера запазени на вашия телефон. Това включва контакти на членове на екипа, всички доставчици и отговорни лица по другите услуги.
• Да вземете оставащите консумативи като балони, цветя, лед и т.н.
• Да вземете оборудването, което сте наели и запазили предварително.
• Да подготвите заплащането на всички свързани с организацията и гладкото протичане на събитието.
• Да започнете да се подготвяте рано, за да се сблъскате с по-малко на брой непредвидими ситуации.

В ДЕНЯ НА СЪБИТИЕТО ТРЯБВА:

• Да помолите за обратна връзка (виж Стъпка #9).
• Да кажете “Благодаря” на всички привлечени и участващи в мероприятието (виж Стъпка #10).

Научете повече за тиймбилдинг на сайта ни.