Стъпка по стъпка как да организираме успешни събития (стъпка 7 и 8)

ОСНОВНИ СТЪПКИ ПРИ ОРГАНИЗИРАНЕТО НА УСПЕШНО СЪБИТИЕ:

СТЪПКА #7:
ПОПУЛЯРИЗИРАЙТЕ СЪБИТИЕТО СИ

Най-важни моменти: представянето на събитието е ключово, независимо дали става въпрос за брошурата на вашето събитие, онлайн страницата или страница в социална мрежа, която сте създали. Свържете се с агенция за организиране на събития, която ще ви предложи маркетинг и PR специалисти, които да популяризират вашето събитие безупречно.

Препоръка при планиране на времето: започнете с маркетинга на вашето събитие до 6 месеца предварително

СЪЗДАЙТЕ ДНЕВЕН РЕД И ГРАФИК
Към този момент, вие вече разполагате с име и тема на събитието (виж Стъпка #3).

Събитията могат да бъдат осъществени по много начини и всяка индустрия и сфера изисква различен подход. Сега точно е времето да решите точно как ще протече вашето събитие. Дневният ред, програмата и графика на събитието са много важни и от основно значение за привличане на посетители и участници. При положение, че евентуално те ще трябва да заплатят такса (в зависимост от вида събитие), за да посетят събитието, колкото повече регистрации получите, с толкова по-голям бюджет ще разполагате. От тази гледна точка и в тази връзка, темите и различните мероприятия, които ще опишете в дневния ред и графика на цялостното събитие трябва да са насочени към точно определена целева аудитория.

ЕТО НЯКОЛКО ОРГАНИЗАЦИОННИ СЪВЕТА В ТАЗИ ПОСОКА:

• Започнете работа по дневния ред на събитието четири месеца преди началото на събитието.
• Създайте профил на „идеалния“ участник.
• Определете колко е голям пазара, който трябва да достигнете и преценете как най-ефективно може да направите това.
• Не забравяйте, че типа семинари, сесии и мероприятия, които включите в дневния ред и график на събитието ще повлияят и върху това как точно популяризирате самото цялостно събитие.
• Спрете се на съдържание, което е от най-голямо значение за вашата аудитория.
• Също така, решете какъв тип забавление да включите в програмата. Това може да бъде от комедийно шоу до концерт, участие на известен изпълнител в събитието или местни туристически обиколки, например.

АКО НЕ СТЕ СИГУРНИ КАК ДА ПРОДЪЛЖИТЕ, ПРИДЪРЖАЙТЕ СЕ КЪМ ТРАДИЦИОННИТЕ ФОРМАТИ И ПОДХОДИ ПРИ ПРОВЕЖДАНЕ НА СЪБИТИЕ:

• Започнете с основната идея на събитието или презентация изнесена от влиятелен представител на сферата, която сте избрали. Започнете след обяд и приключете с вечеря.
• За оставащата част от деня или дни, трябва да организирате дневния ред на кратки сесии.
• Нагласете продължителността на всяка презентация според предложенията подадени от участниците.
• Може да планирате една сесия, случваща се самостоятелно или няколко сесии, които да вървят едновременно.
• Типа сесии и семинари зависи от спецификата на събитието. Може да варират от работни семинари до PowerPoint презентации и изложение от отворен тип.
• Включете работни семинари, прожектиране на филми и други забавни моменти независимо от типа на събитието (подходящи са за конференции), която организирате. Висококачествените материали и важните теми, които засягате трябва да са ядрото, около което да планирате вашето събитие. Всякакви допълнителни слайдшоута, друг тип мултимедии и плейлисти ще допринесат към отличаване в положителна светлина на събитието.
• Накрая, приключете програмата на събитието с вдъхновяваща реч или предизвикателство към присъстващите.

В допълнение, може да решите да включите и други важни моменти към графика на събитието като например бизнес срещи и награди. Не забравяйте и почивките за обяд и кафе.

СЪЗДАЙТЕ ПРОГРАМИ, КОИТО ГРАБВАТ ОКОТО
Опростените покани не са удачен вариант, когато става въпрос да се привлекат посетители и спонсори. Приятно и стилно изготвените програми са много силен маркетингов инструмент, който може да привлече хората към това да посетят вашето събитие и също така това е основен момент от развитието на събитията.

Така че, веднъж след като вече имате изготвен график и дневен ред, задължителната стъпка и задача на вашият маркетингов екип е да осигури дизайна и поръчването на високо-качествени брошури, книжки за събитието и други промоционални материали.

ВАЖНИ МОМЕНТИ, КОИТО ДА ВЗЕМЕТЕ ПОД ВНИМАНИЕ ПРИ ИЗГОТВЯНЕ НА ПРОГРАМАТА:

• Темата на събитието: програмата трябва да дава поглед върху основните теми и дискусии.
• Профил на присъстващите гости и посетители: мислете за вашата публика и нейните нужди.
• Профил на лектора/говорителя: прочетете повече за вашите лектори и включете кратка биография на ключовите такива

СЪЗДАЙТЕ УЕБСАЙТ НА СЪБИТИЕТО
Освен професионално изготвени рекламни материали, ключово при организирането на едно събитие (като конференция) е и дигиталното присъствие и отразяване.

В наши дни, създаването на уеб страница за популяризиране на дадено събитие е не само задължително, но и доста лесно. За да се сдобиете с лесно използваем и забележителен уеб сайт за вашето събитие, може да ползвате готов софтуер за създаване на страница, като нашият съвет е да наемете дизайнер.

Научете повече за фирмените партита на сайта ни.

ЕТО КОИ СА ВАЖНИТЕ МОМЕНТИ, КОИТО ДА ВЗЕМЕТЕ ПОД ВНИМАНИЕ ПРИ СЪЗДАВАНЕТО НА УЕБ СТРАНИЦА ЗА ВАШЕТО СЪБИТИЕ:

• Намерете свободен домейн, който да дава възможност за включване на името на събитието или смислено производно име.
• Бъдете сигурни, че сте включили всички важни детайли за събитието: дата, местоположение, имена на влиятелни лектори и гости и кои водещи представители от индустрията ще присъстват.
• Сложете на сайта си информацията за регистрация и създайте линк (връзка), който потенциалните посетители могат да последват.
• Добавете програмата след като е изработена и установена, както и календар на самото събитие.
• Добавете URL-то на вашия уеб сайт на всички рекламни материали.
• Актуализирайте уеб сайта по време на подготвителните етапи.

ПОПУЛЯРИЗИРАЙТЕ ВАШЕТО СЪБИТИЕ В СОЦИАЛНИТЕ МЕДИИ
За да изградите и постигнете силно онлайн присъствие, вие трябва да сте запознати и да можете ефективно да използвате социалните мрежи и всички възможности, които те предлагат за достигане до повече хора, евентуални посетители и за повишаване на познаваемостта на събитието, както и увеличаване на продажбата на билети.

• Създайте Facebook страница на конференцията, особено ако планирате събитието да се провежда ежегодно.
• Създайте hashtag и започнете да го използвате, за да споделяте новини за предстоящото събитие от два до четири месеца преди началната дата.
• Поканете лектори и говорители да пуснат статии в техни блогове, да споделят новини за конференцията в техните социални медийни канали. Това допълнително ще допринесе в положителен аспект за по-голяма посещаемост на събитието.

СТЪПКА #8:
ПОКАНЕТЕ МЕДИИТЕ

Най-важни моменти: в този раздел, ще се дадат съвети за това как и кога точно да се изпратят покани към медиите.

Препоръчителен период на планиране: От два до четири месеца преди събитието.

ПРОФЕСИОНАЛНИ СЪВЕТИ

• Поканите, които изпращате до репортери и блогъри трябва да съдържат отговори на въпросите – кой, какво, кога, къде и защо.
• Не включвайте прекалено много информация във вашите мейли. Привлечете вниманието на медиите като споделите в мейла си не повече от един-два параграфа, които да ги информират за целта на мероприятието и ключови детайли свързани с провеждането му.

СЛЕДВА ПРОДЪЛЖЕНИЕ…