Стъпка по стъпка как да организираме успешни събития (стъпка 3 и 4)

ОСНОВНИ СТЪПКИ ПРИ ОРГАНИЗИРАНЕТО НА УСПЕШНО СЪБИТИЕ:

СТЪПКА #3:
СЪБЕРЕТЕ СИЛЕН И ТВОРЧЕСКИ ЕКИП

Най-важни моменти: в този раздел ще разгледаме основните дейности, които съпътстват организирането на събитие. В същото време, ще изведем на преден план и важното условие да се изгради и координира един творчески и ефективен екип.

Препоръка при планирането на времето: шест месеца преди организиране на събитието.

Като координатор на събитие, вие ще взимате основни решения, но ще ви е необходима и подкрепа. Ето защо, един от вариантите е да подберете правилните хора за всяка една работа от вашия екип и да свикате работна среща за организацията на събитието. Наличието на повече от един човек, който да следи нещата да се случват и да има достатъчно добра представа от събитието ще ускори и подобри цялостния работен процес.

Друг вариант, разбира се, е да се доверите изцяло на агенция за организиране на събития, в чийто професионални ръце ще получите отговори на много въпроси, ще научите добри съвети и практики, ще откриете много нови идеи и възможности, които не сте и подозирали преди това.

КОЙ КОЙ Е? РОЛИ В ЕКИПА И ЗАДЪЛЖЕНИЯ

1. Администраторски екип: бюджет, изготвяне на база данни на гостите и посетителите, основно лице за контакт, продажба на билети (в зависимост от събитието), създаване на онлайн регистрация или записване за участие в събитието;
2. Екип Маркетинг и Комуникации: медийни партньорства, промоционални материали, социални медии, уебсайт
3. Екип Събитие: всякакви дела свързани с организирането на събитие – със самото място на провеждане, хотели, партита, кетъринг, необходима конферентна техника, транспортни услуги, декорация и т.н.
4. Екип Спонсорство: намиране на спонсори за събитието (ако е необходимо) и договори
5. Доброволци: регистрации, подготовки на място

ПОИСКАЙТЕ ПОМОЩ
Не се притеснявайте, ако има административни или управленски ситуации,  които не знаете точно как да решите. Вие може би притежавате отлични човешки качества и възможности, но да се срещате с трудности, например когато става въпрос за създаване и съблюдаване на бюджет. Поискате професионален съвет от агенция за организиране на събитие и/или използвайте наличните помощни средства.

ОСНОВНИ СЪВЕТИ

• Не се дръжте като всезнайко или управител! Бъдете част от екипа (независимо дали екипа се състои изцяло от хора от вашата компания или от професионалисти, които се занимавате с организиране на събития). Ако трябва да се говори в същество, вие ще трябва да координирате изискванията на участниците и да водите срещите и оперативките. Тайната зад един добре представящ се и мотивиран екип се крие в това да успеете да накарате всеки да се чувства удобно и приятно в своята роля.
• Намерете хора със специфични възможности и познания: реклама, социални медии, администрация, бюджетиране
• Бъдете сигурни, че всички участват активно.
• Изберете мото, с което да мотивирате вашия екип повече. „Екипните усилия постигат чудеса“ звучи добре, не мислите ли?
• Разменете контакти с хората. Ако планирате да организирате годишна конференция, може да поискате да се свържете с ценни за вас членове на екипа и за следващата година.
• Научете се да казвате „благодаря“ и то по-често и възнаграждавайте вашия екип за постигнатото. Същото се отнася и ако сте се доверили на агенция за организиране на събития.

СТЪПКА #4:
ИЗГОТВЕТЕ ЦЯЛОСТЕН ПЛАН

Най-важни моменти: продължаваме с цялостната концепция и план на събитието, които трябва да са готови поне шест месеца преди самото събитие.

Забележка: описаните по-долу насоки са приложили към всякакъв тип събития, които планирате да организирате. Все пак, важна отметка е добре да се направи тук – ако събитието е с голям мащаб и с над 200 участници, трябва да се започне с ранните етапи на планиране и подготовка още по-рано, поне 8 месеца, дори година предварително.

Препоръки при планиране на времето: започнете планирането шест месеца преди датата на събитието.

ВАЖНИ МОМЕНТИ, КОИТО Е НЕОБХОДИМО ДА СЕ ВЗЕМАТ ПОД ВНИМАНИЕ:

ИЗБОР НА ИМЕ И ТЕМА НА СЪБИТИЕТО:
Изборът на тема на събитието е основополагащо в ранния етап на подготовка поради факта, че вие ще трябва да създадете лого и други тематични съпътстващи материали около 4 месеца преди началото на събитието. Вашето събитие има нужда и от име.
От маркетингова гледна точка, и темата и името на вашето  събитие трябва да отговарят и да са в тон с индустрията и сферата, към която са насочени и съответно да подканват всеки да говори за нея. Може и да са в пълен разрез, с цел провокация и по-голям интерес, което не във всички случаи е подходящо и успешно.

ВЪЗМОЖНОСТИ ЗА БРАНДИРАНЕ:
Помислете за възможностите за брандиране. Ако бюджетът позволява, добре е да намете дизайнер, който да създаде бранд за събитието. Много често тази услуга се предлага от агенциите за организиране на събитие.
Изберете име, което се запомня лесно и представително лого обвързано с темата на конференцията, което лого да присъства върху брошурите, програмата и отразяването в социалните медии и интернет пространството.
Преценете дали има възможности за брандиране и на самото място, където ще се провежда събитието. Може би ще имате възможност да използвате на място брандиранa сцена, пана или друг тип отличителни знаци, а ако събитието е на открито – голяма конферентна палатка.

ИЗГОТВЕТЕ И ОПРЕДЕЛЕТЕ БЮДЖЕТА СИ
Една от основните отговорности на един добре подготвен организатор на събития е свързана с това да изготви бюджет на събитието. Няма начин да вкарате в ход вашия план без да знаете колко точно и какви разходи стоят насреща. Ключово е да си поставите бюджетни ограничения и да сте сигурни, че всеки се придържа към тях.

Важни неща, които трябва да включите във вашия бюджетен план: наем на мястото за провеждане, хотелско настаняване на гостите, маркетингови разходи, разходи за екипа си или такса за агенцията организатор на събитието, такси за говорителите (лекторите), разходи за декорация, за кетъринг и други.

КАК ДА ИЗГОТВИТЕ БЮДЖЕТ ЗА УСПЕШНО ПЛАНИРАНА КОНФЕРЕНЦИЯ:

• Поставете си горна граница за сумата, която може да похарчите за организиране и провеждане на събитието. Това трябва да бъде цялостния бюджет, с който разполагате.
• Вземете решение за това точно как ще построите и изготвите вашия бюджетен план. Съществуват онлайн базирани помощни приложения, които може да използвате, но разбира се може да се придържате и към традиционния метод с електронна таблица. Най-добре, изберете вашата агенция за организиране на събития и поискайте точен разчет на всички разходи и цени за всички услуги за организацията на събитието.
• Въведете категории като разходи за наем на място, разходи за забавления, други наеми, маркетинг (уебсайт на събитието, рекламни материали), активности по разпускане (спорт, СПА), награди, печат (покани, баджове с имената на гостите, програми).
• Накрая въведете стойностите за нужния бюджет по отделните пера за всяка една категория. Например, в категория Кетъринг трябва да включите храна, напитки, посуда, както и такса за обслужването от кетъринг персонала.

Професионален съвет: ще видите, че бюджетираната сума може и да НЕ съвпадне с реалните разходи. Опитайте се да договорите плащанията и да предвидите известни разлики с предварително планирания бюджет.

Разгледайте другите наши предложения за фирмено парти.

Изгответе цялостен план и се придържайте към него. 
Планът ще оформя и влия на всяко ваше решение. Знаейки какво трябва да предадете като насоки, както и кои са правилните хора, които могат да ви помогнат преди да започнете, ще ви облекчи от стреса по напредване с организацията и провеждане на събитието.

СЛЕДВА ПРОДЪЛЖЕНИЕ…