Първите 7 най-важни стъпки при планирането на всяко събитие

Въведение:Възможно е организирането на събитие да се окаже сериозно предизвикателство. Независимо дали става дума за корпоративно събитие, тиймбилдинг, семинар, парти за рожден ден, сватба или друга церемония, планирането е от ключово значение. Всеки детайл е важен, като започнете от избора на идеалното място, преминете през създаването на списък с гости, избиране на подходяща декорация, шоу програма с водещ, лектори, музикални изпълнители или DJ. Всичко това отнема време и ресурси и именно поради тези причини трябва да се започне месеци по-рано с организацията. В тази статия ще обсъдим седемте най-важни стъпки при планирането на всяко събитие, така че да се чувствате максимално удовлетворени от крайния резултат.

Колкото по-рано започнете да планирате дадено събитие, толкова по-добре!

Повечето агенции, започват да планират своите големи събития около 6 месеца предварително. Това е правилен подход, тъй като ще си гарантирате достатъчно време за подготовка и ще редуцирате стреса и притеснението, от допускането на грешки и пропуски при организацията.

1. Поставете цели на вашето събитие и коментирайте бюджета, с който разполагате.

Първата и основна стъпка при планирането на всяко събитие е да определите целите си и какво искате да постигнете. Организирате събитие за набиране на средства в подкрепа на благотворителна кампания или целта ви е да рекламирате марка, продукт или услуга? Колко участници се надявате да присъстват? Важно е да определите бюджет, който да отговаря на вашите цели. Помислете за всички необходими разходи, включително тези за място, кетъринг, маркетинг и други логистични аспекти.

2. Изберете датата.

Ключов фактор при определяне на дата е да се уверите, че не съвпада с други значими събития във вашето населено място или с големи празници. По този начин вие увеличавате шансовете за привличане на по-голяма аудитория и създаване на популярност.

3. Определете местоположението.

След като вашите цели и бюджет са установени, е време да намерите идеалното място. Помислете за фактори като капацитет, достъпна локация и атмосфера, която съответства на темата или целта на вашето събитие. Освен това имайте предвид изискванията на мястото, включително необходимото застрахователно покритие и всички ограничения.

4. Изгответе план на събитието.

Създаването на предварителен план е от решаващо значение, за да сте сигурни, че всички аспекти на събитието са внимателно организирани. Той трябва да включва срокове, задачи и отговорности, възложени на екипа. Като разполагате с добре структуриран план, имате възможност да поддържате плавен работен процес по време на подготовката.

5. Потърсете възможности за спонсорство

Сътрудничеството със спонсори не само осигурява финансова подкрепа, но също така изгражда доверие и подобрява цялостното изживяване за присъстващите.

6. Направете оценка на разходите:

• Наем на помещение/зала
• Застраховка
• Храна и напитки (кетъринг)
• Оборудване
• Хонорари за водещи/лектори
• Пътуване

7. Координирайте се с доставчиците предварително

Предварително установете взаимоотношения с доставчиците. Това включва кетъринг, доставчици на аудиовизуални и осветителни тела, оборудване под наем и други услуги. Съобщете ясно вашите изисквания, обсъдете цените и договорите.

Заключение:

Организирането на събитие включва няколко основни стъпки, които допринасят за неговия успех. Започнете подготовката няколко месеца по-рано, комуникирайте ежедневно с екипа и доставчиците. Следвайте тези съвети  и несъмнено ще направите вашето събитие запомнящо се!