Нашите съвети за организиране на идеалното събитие

Нашите съвети за организиране на идеалното събитие

Организирането на събития в повечето случаи е свързано с много стрес, който остава скрит за гостите и участниците. Не напразно казват, че организаторът на събития е като лебед – прави впечатление с грацията и спокойствието, с които плава, докато под повърхността не спира да гребе, за да е сигурен, че всеки детайл на събитието е на мястото си и под пълен контрол.

Истината е, че няма магическа дума, с която да орисате перфектното събитие. Трябва ви правилната стратегия и планиране и нещата могат да се случат много по–лесно отколкото сте си представяли.

И така, споделяме нашите съвети, които ще ви помогнат за организацията на идеалното събитие:

Може би е очевидно, но като организатори, трябва да се запитаме защо организираме това конкретно събитие? Примерни причини могат да бъдат, стартиране на нова кампания, представяне на продукт или марка или важно обучение. Критически анализ на ситуацията трябва да отговори с какво това събитие ще подпомогне в повече изпълнението на бизнес целите ви в сравнение с други маркетингови и информационни канали.

Правилното планиране е може би най-важният момент от организацията. Най-общо казано, процесът по организиране на събитието може да се раздели на три части:

  • логистика;
  • маркетинг;
  • съдържание;

Всяко събитие има нужда от детайлен проект и финансов план, като дейностите по тях трябва да се разпределят според времето, ресурсите и отговорностите определени за този проект. Финансови въпроси, които могат да се имат предвид, са например колко участници са необходими, за да се подсигури финансово събитието (прави се при събития за промотиране и при такива, в които се канят външни за компанията гости и клиенти). За всички събития трябва да се изготви план за непредвидени ситуации и управление на риска. Правилното предвиждане на времето е ключово при планирането. Никога не подценявайте, колко време би отнело завършването на всяка задача и предвиждайте възможности за застъпването им.

Мястото за провеждане на събитието и храната са двете най-големи пера при разходите по организация на вашето събитие. При избора на място за провеждане на събитието има много неща, които трябва да се преценят, но особено важно е да помислите за скритите разходи: освен наем на зала, настаняване и осигуряване на храненето, може събитието да изисква техническо оборудване, нужда от специализиран превод, бърз интернет достъп и др. Важно е да се знае коя кетъринг компания може да наемете за конкретното събитие (ако не сте в хотел, който разполага с ресторант), кой хотел е подходящ за вашата среща и дали този хотел предлага оборудвани конферентни зали, добра и вкусна храна за вашите гости. Как ще се справите със специални диетични изисквания? Какъв е бюджетът за напитки на човек от присъстващите? Не се задоволявайте със стандартните менюта, изисквайте да ви предложат персонализирано меню съобразно вашите изисквания и бюджет. За събития на открито или в конгресни центрове, не забравяйте, че трябва да включите в бюджета не само менюто, но и сервитьори, и обслужване, да подсигурите мястото и да наемете оборудването за поднасяне и приготвяне на храната.

Други доставчици, които може да ползвате за вашето събитие са свързани със мебелировка, аудио и визуална техника, цветя, стюарди/ хостеси, транспортни услуги, софтуеър за регистрация и бокс офис, музика, артисти и изпълнители. Винаги се счита за добра практика да получите оферти от няколко доставчика за една и съща услуга, но никога не вземайте решение само на базата на цената. Отношенията с доставчиците са ключови за доставянето на добра услуга, затова често е добра идея да се информирате кой човек от екипа  на доставчика ще достави услугата на място, по кое време ще пристигне на място на събитието и пр. Разберете кога доставчикът очаква плащането. Нито един организатор на събития не иска да плаща на доставчиците си преди да е започнал да получава приходи от събитието си и затова плащането на вноски е много добро решение

Не подценявайте времето за промотиране на събитието и преценете добре колко ще е необходимо, за да може съобщението ви да достигне до целевата ви аудитория. Типът на събитието, таргет групата, вътрешните ресурси и бюджетът ще определят маркетинговия ви подход. При мащабни публични събития намирането на медиини партньори може значително да подпомогне директния ви маркетинг.

Не забравяйте за социалните мрежи – използвайте ги, за да достигнете до вашата аудитория. Чрез развитието и въвеждането на регулярен комуникационен план, може бързо и лесно да изпращате пресонализирани съобщения до вашата таргет група. Възползвайте се от предимствата на софтуеърите за мониторинг на социалните мрежи. Следете кой използва вашия „хаштаг“, кой споделя снимки от събитието ви и отбелязва присъствие.

Трябва да знаете, че най-важният актив за успешно събитие са хората – вашият екип, персоналът от хотела/ конферентния център и всички други подизпълнители. Всички тези хора трябва да са добре подготвени за своята роля по време на събитието. Съставете кратка длъжностна характеристика на всяка позиция, проведете интервюта и детайлни брифинг сесии. Професионалният облик, способността да мислят логично и да предприемат бързи действия са ключови и екипът, който работи по събитието, трябва да се избира съобразно тези качества. Всеки участник, който идва на вашето събитие, има пряк контакт с някои от тях, те са лицето на вашата марка. Отделете време да ги мотивирате да дадат най-доброто от себе се.

След усиленото планиране големият ден най-после идва. Помнете, че сложността на много събития идва от факта, че много непредвидени обстоятелства и ситуации ви предизвикват по време на самото събитие. Затова предварителната подготовка и планът на непредвидени и рискови ситуации са много важни. Уверете се, че всеки член на екипа знае какво да прави по време на спешни ситуации и знае към кого да се обърне, информиран е кой взема решенията.

Последващите действия и оценката на събитието трябва да се плануват предварително и да се осъществят веднага след събитието, за да може да се капитализира положителната енергия. Като организатор най-вероятно ще сте удовлетворени от успеха му, но също така изтощени и под влиянието на адреналина, затова е важно да се подготвите предварително. Определете, какво е успешното събитие във вашия случай – изразява ли се във финансов успех? Запитайте се, какво е проработило и какво не. Какво ще промените следващата година? Не оставяйте нищо на шанса и се уверете, че всичко е измерено и анализирано, както преди, така и по време на и след събитието. Някои от метриките, които трябва да се отчетът, включват: разходи, продажба на билети, приходи, ангажираност на целевата ви аудитория в социалните мрежи. Освен това, може да подготвите кратък въпросник към членовете на вашия екип, тъй като те могат да имат различна перспектива и да дадат конструктивна обратна връзка.

И не на последно място – забавлявайте се!