Стъпка по стъпка как да организираме успешни събития (задачите във времето преди събитието)

Стъпка по стъпка как да организираме успешни събития (задачите във времето преди събитието)

ОСНОВНИ СТЪПКИ ПРИ ОРГАНИЗИРАНЕТО НА УСПЕШНО СЪБИТИЕ:

 

Когато става въпрос за планиране, ще видите че това е един много детайлен и постоянно случващ се процес. Времето е ценно и има различни задачи, които трябва да се извършат в различни времеви рамки.


РАННИТЕ ЕТАПИ НА ОРГАНИЗАЦИЯТА ТРЯБВА ДА ВКЛЮЧВАТ:

  • Определяне на дата (виж Стъпка #1).
  • Избор на място на провеждане (виж Стъпка #2).
  • Сформираме на екип (виж Стъпка #3).
  • Определяне на бюджет (виж Стъпка #4).
  • Намиране на спонсори (виж Стъпка #5).
  • Поканване и запазване на влиятелни лектори (виж Стъпка #6).

 
ОТ ДВА ДО ЧЕТИРИ МЕСЕЦА ПРЕДИ СЪБИТИЕТО ТРЯБВА:

  • Да популяризирате събитието (виж Стъпка #7).
  • Ангажирате медиите (виж Стъпка #8).


ОТ ТРИ ДО ШЕСТ СЕДМИЦИ ПРЕДИ СЪБИТИЕТО ТРЯБВА:

  • Да изготвите списък за пазаруване на нужните консумативи – вие ще координирате доставките, така че е необходимо да закупите основни и важни неща за вашата работа, включително батерии, ножици, лепило, тиксо и други подобни консумативи;
  • Да закупите трайните консумативи (такива, които не подлежат на разваляне);
  • Да направите сметка за очаквания брой посетители;
  • Да закупите и персонализирате благодарствените писма;
  • Да създадете списък с фото идеи за събитието;
  • Да определите удобно облекло: според това дали става въпрос за по-модерна среща или за по-формален и не толкова претенциозен семинар?


ДВЕ ДО ЧЕТИРИ СЕДМИЦИ ПРЕДИ ГОЛЯМОТО СЪБИТИЕ ТРЯБВА СЪЩО ТАКА:

  • Да изготвите схема на мястото. Да видите къде ще седи всеки, също така да планирате оформлението на залата, както и съпътстващата забавна програма.
  • На този етап е добре да заложите в програмата различни работни семинари или демонстрации също така.
  • Да помолите член на екипа ви да прегледа цялостната организация, да провери да не сте изпуснали нещо и така да сте извършили двойна проверка,.
  • Да закупите оставащата част от необходимите консумативи и да сте сигурни, че всичко се съхранява добре преди събитието.
  • Да потвърдите още веднъж детайлите с всички наети лица – доставчици, фотографи, лектори, техници, аниматори и т.н.
  • Да проверите оборудването и осветлението.
  • Да започнете да печатате програмата на събитието.


ЗАДАЧИТЕ ОТ ПОСЛЕДНАТА МИНУТА, КОИТО ЩЕ ТРЯБВА ДА ИЗВЪРШИТЕ ДЕН ИЛИ ДВА ПРЕДИ СЪБИТИЕТО ВКЛЮЧВАТ:

  • Да проверите, че разполагате с всички важни телефонни номера запазени на вашия телефон. Това включва контакти на членове на екипа, всички доставчици и отговорни лица по другите услуги.
  • Да вземете оставащите консумативи като балони, цветя, лед и т.н.
  • Да вземете оборудването, което сте наели и запазили предварително.
  • Да подготвите заплащането на всички свързани с организацията и гладкото протичане на събитието.
  • Да започнете да се подготвяте рано, за да се сблъскате с по-малко на брой непредвидими ситуации.


В ДЕНЯ НА СЪБИТИЕТО ТРЯБВА:

  • Да помолите за обратна връзка (виж Стъпка #9).
  • Да кажете “Благодаря” на всички привлечени и участващи в мероприятието (виж Стъпка #10).