ОСНОВНИ СТЪПКИ ПРИ ОРГАНИЗИРАНЕТО НА УСПЕШНО СЪБИТИЕ:
Когато става въпрос за планиране, ще видите че това е един много детайлен и постоянно случващ се процес. Времето е ценно и има различни задачи, които трябва да се извършат в различни времеви рамки.
РАННИТЕ ЕТАПИ НА ОРГАНИЗАЦИЯТА ТРЯБВА ДА ВКЛЮЧВАТ:
- Определяне на дата (виж Стъпка #1).
- Избор на място на провеждане (виж Стъпка #2).
- Сформираме на екип (виж Стъпка #3).
- Определяне на бюджет (виж Стъпка #4).
- Намиране на спонсори (виж Стъпка #5).
- Поканване и запазване на влиятелни лектори (виж Стъпка #6).
ОТ ДВА ДО ЧЕТИРИ МЕСЕЦА ПРЕДИ СЪБИТИЕТО ТРЯБВА:
- Да популяризирате събитието (виж Стъпка #7).
- Ангажирате медиите (виж Стъпка #8).
ОТ ТРИ ДО ШЕСТ СЕДМИЦИ ПРЕДИ СЪБИТИЕТО ТРЯБВА:
- Да изготвите списък за пазаруване на нужните консумативи – вие ще координирате доставките, така че е необходимо да закупите основни и важни неща за вашата работа, включително батерии, ножици, лепило, тиксо и други подобни консумативи;
- Да закупите трайните консумативи (такива, които не подлежат на разваляне);
- Да направите сметка за очаквания брой посетители;
- Да закупите и персонализирате благодарствените писма;
- Да създадете списък с фото идеи за събитието;
- Да определите удобно облекло: според това дали става въпрос за по-модерна среща или за по-формален и не толкова претенциозен семинар?
ДВЕ ДО ЧЕТИРИ СЕДМИЦИ ПРЕДИ ГОЛЯМОТО СЪБИТИЕ ТРЯБВА СЪЩО ТАКА:
- Да изготвите схема на мястото. Да видите къде ще седи всеки, също така да планирате оформлението на залата, както и съпътстващата забавна програма.
- На този етап е добре да заложите в програмата различни работни семинари или демонстрации също така.
- Да помолите член на екипа ви да прегледа цялостната организация, да провери да не сте изпуснали нещо и така да сте извършили двойна проверка,.
- Да закупите оставащата част от необходимите консумативи и да сте сигурни, че всичко се съхранява добре преди събитието.
- Да потвърдите още веднъж детайлите с всички наети лица – доставчици, фотографи, лектори, техници, аниматори и т.н.
- Да проверите оборудването и осветлението.
- Да започнете да печатате програмата на събитието.
ЗАДАЧИТЕ ОТ ПОСЛЕДНАТА МИНУТА, КОИТО ЩЕ ТРЯБВА ДА ИЗВЪРШИТЕ ДЕН ИЛИ ДВА ПРЕДИ СЪБИТИЕТО ВКЛЮЧВАТ:
- Да проверите, че разполагате с всички важни телефонни номера запазени на вашия телефон. Това включва контакти на членове на екипа, всички доставчици и отговорни лица по другите услуги.
- Да вземете оставащите консумативи като балони, цветя, лед и т.н.
- Да вземете оборудването, което сте наели и запазили предварително.
- Да подготвите заплащането на всички свързани с организацията и гладкото протичане на събитието.
- Да започнете да се подготвяте рано, за да се сблъскате с по-малко на брой непредвидими ситуации.
В ДЕНЯ НА СЪБИТИЕТО ТРЯБВА:
- Да помолите за обратна връзка (виж Стъпка #9).
- Да кажете “Благодаря” на всички привлечени и участващи в мероприятието (виж Стъпка #10).
Научете повече за тиймбилдинг на сайта ни.
