Стъпка по стъпка как да организираме успешни събития (стъпка 9 и 10)

Стъпка по стъпка как да организираме успешни събития (стъпка 9 и 10)

ОСНОВНИ СТЪПКИ ПРИ ОРГАНИЗИРАНЕТО НА УСПЕШНО СЪБИТИЕ:

СТЪПКА #9:
ПОТЪРСЕТЕ ОБРАТНА ВРЪЗКА

Най-важни моменти: Присъствайте на самото събитие и дайте всичко от себе си, за да сте над всичко по време на самото събитие, да сте наясно с цялостната картина. Не трябва да има стрес и напрежение, но както гладкото протичане и изпълнение на вашия план, така и провалът на усилията ви ще бъдат на вашите рамене.  

Препоръка за планиране на времето: Два до четири месеца преди самото събитие.


ВАЖНИ МОМЕНТИ, КОИТО ДА СЕ ВЗЕМАД ПОД ВНИМАНИЕ:

  • Записвайте си, водете си записки за това как е сработило всичко преди и по време на събитието.
  • Посетете мястото, където ще се провежда мероприятието и се срещнете с персонала един ден преди началото, за да сте сигурни, че всичко си е на мястото. Попитайте ги и за тяхното мнение относно организацията.


НАЙ-ВАЖНИ СЪВЕТИ

  • Да се обръщате към участниците по естествен и непринуден начин трябва да бъде за вас и основният ви източник на обратна връзка. Директната обратна връзка от участниците трябва да се основава на питане отправено към вашите участници за това какво мислят за събитието.
  • Може да изберете и вариант с анонимна писмена обратна връзка също така.
  • Опитайте се да избегнете подход с хартиено проучване на мнението. Никой всъщност не иска и не харесва да попълва такива въпросници в свободното си време. Хората посещават събития, за да общуват помежду си и да разменят идеи, а не за да дават оценки за качеството на храната или тоалетната хартия.
  • Независимо от това, не се страхувайте да обръщате внимание и на оплакванията. Всеки малък детайли е важен и критиката ще ви помогне да се усъвършенствате.
  • Експериментирайте и съберете обратна връзка и като провеждате подбрани интервюта.

 

 

СТЪПКА #10:
БЛАГОДАРЕТЕ!

Най-важни моменти: Това е последната и със сигурност една от най-важните ви задачи в ролята ви на организатор на събитие.


ВАЖНИ НЕЩА, КОИТО ДА СЕ ВЗЕМАТ ПОД ВНИМАНИЕ:

  • Всеки, който е допринесъл към организацията и провеждане на мероприятието трябва да получи и заслужава лично изказано „Благодаря!“ – било то от говорители, лектори до спонсори, от под-изпълнители до персонала, ангажиран в събитието.
  • Оставате си време лично за вас – да поздравите себе си и хората, част от вашия екип.

Да не си помислите, че задълженията ви вече са приключили. Има важни моменти и след приключване на събитието, за които трябва да се погрижите:

  • Разглобяване и разчистване на мястото.
  • Анализ и оценка на протеклото събитие: това е моментът, в който трябва да съберете и обобщите всички коментари под формата на обратна връзка, за да се опитате да сглобите пъзела.
  • Отчети и други документи също се изготвят на този етап, но нека да се придържаме към забавната страна на нещата.

 

 

СЛЕДВА ПРОДЪЛЖЕНИЕ...