Стъпка по стъпка как да организираме успешни събития (стъпка 5 и 6)

ОСНОВНИ СТЪПКИ ПРИ ОРГАНИЗИРАНЕТО НА УСПЕШНО СЪБИТИЕ:

СТЪПКА #5:
НАМЕРЕТЕ ПОТЕНЦИАЛНИ СПОНСОРИ

Основни моменти: Като организатор на събития, вие ще трябва да търсите и намирате решения на маркетингови и финансови въпроси. Може да ви се отдаде възможност да продадете спонсорско пространство на потенциални партньори. В този раздел, ще обсъдим ползите и недостатъците на това да включите спонсорство във вашия план.

Препоръка при планиране на времето: шест месеца преди събитието.

Не всички организатори на събития търсят спонсори. Защо? От една страна, спонсорите са важен източник на пари, особено ако имате ограничен бюджет и е необходимо да направите авансови плащания в някой етап на подготовката. От друга страна, спонсорите ще повлияят върху цялостния образ и съдържание на събитието.

Ако трябва да погледнем към отрицателната страна, спонсорите искат да имат думата по отношение на съдържанието на събитието. Някои дори искат да им се предостави време за собствени презентации и да имат собствени лектори. Поставяне на логото им върху всички конферентни материали също е компромис, който ще трябва да направите.
Един от най-сложния момент при вземането на решение да включите спонсор във вашия план е самото оформление на мястото на провеждане. Много спонсори, както е при големите конгреси, искат да имат собствен изложбен щанд, например. Решете рано дали искате да се въвличате в такова партньорство и дали мястото го позволява. Спонсорските щандове изискват допълнително място, но също така двама или трима човека, които да отговарят за щанда.

Поглеждайки към положителната страна, обаче, спонсорите дават пари, с които вие може да работите при организиране и планирането на събитието. При организиране на събития на конференция или голям конгрес, тяхното присъствие е задължително. Те не само че влияят върху бюджета, но може да имат и положително влияние върху цялото съдържание на събитието, ако предложат лидери от индустрията и сферата, която представляват, както и да се включат по теми, които вие изберете.

КЛЮЧОВИ СЪВЕТИ:

• Погрижете се да съобразите спонсорите да се вписват към темата и цялостното съдържание на събитието.
• Предложете щанд на спонсора, само ако имате на разположение идеалното място, след като сте посетили и сте се запознали с мястото за провеждане.
• Опитайте се да планирате и нагласите бюджета без участие на спонсорски бюджет, за да видите дали е възможно да осъществите събитието и без спонсор.

СТЪПКА #6:
ПОКАНЕТЕ ВЛИЯТЕЛНИ ЛЕКТОРИ И ГОВОРИТЕЛИ

Основни моменти: да поканите и запазите идеалния говорител за вашето събитие не е лесна задача. Имаме няколко полезни съвета и препоръки към вас в тази насока, които могат да ви помогнат.

Препоръка за планиране на времето: шест месеца преди старта на събитието

ВАЖНИ МОМЕНТИ, КОИТО ДА ВЗЕМЕТЕ ПОД ВНИМАНИЕ:

• След като сте решили точно каква да бъде основната тема на събитието, помолете колегите си от маркетинговия екип да намерят вдъхновяващи професионалисти и водещи представители от дадената сфера, с които да се свържете. Тук за съвет може да ползвате и избраната агенция за организиране на вашето събитие.
• Създайте списък на лекторите и се постарайте да включите повече имена отколкото планирате да включите във вашия план-график. Когато дойде времето да се свързвате с вашите потенциални говорители, може да преминете през този списък от горе надолу и да спрете да се свързвате с повече след като сте попълнили нужната ви бройка.
• Не изхвърляйте създадения списък с презентатори. Лекторите могат да откажат участие в последния момент преди събитието и може да ви се наложи да търсите алтернативно участие от този списък.
• Свържете се с известен лектор или личност и попитайте дали може да използвате нейното/неговото име при изработката на рекламните материали. Това ще убеди други хора да се включат и посетят събитието.

Повече информация за фирмени партита, може да намерите на сайта ни.

КЛЮЧОВИ СЪВЕТИ ПРИ РЕЗЕРВИРАНЕ НА ГОВОРИТЕЛ И КАК ДА СЕ ГРИЖИМ ЗА НЕГО:

• Вземете под внимание подходящата компенсация за всеки лектор.
• Не забравяйте специфичните нужди и специални изисквания, които вашите лектори могат да имат. Това може да се отнася до диетичен режим, предпочитан транспорт или настаняване.
• Събитието ви има нужда от известни лектори, за да се установи като водещо събитие пред публиката. Потенциалните посетители първо ще погледнат програмата, за да проверят кои са лекторите. 
• Независимо от това, трябва да поканите и по-малко известни лектори. Помислете за местни таланти. Това ще ви помогне да спестите от настаняване и транспорт, например, ако сте с ограничен бюджет.
• Попитайте вашите лектори дали имат нужда от съпътстващо оборудване и какво точно е необходимо за техните презентации. Това може да включва: LED стена, големи екрани или проектори, специални компютри и пр.
• Учтиво помолете лекторите да споделят информация за предстоящото събитие в техните блогове или в големи социални мрежи и канали. Това ще популяризира допълнително вашето събитие и ще доведе до повече посетители.

Не се колебайте да потърсите от тях съдействие за популяризиране на събитието. Самите говорители и лектори също са ангажирани с вашето  събитие и евентуално недобре посетено събитие може да окаже отрицателно въздействие и върху тяхната репутация и имидж.

СЛЕДВА ПРОДЪЛЖЕНИЕ...