Стъпка по стъпка как да организираме успешни събития (стъпка 1 и 2)

Стъпка по стъпка как да организираме успешни събития (стъпка 1 и 2)

Ключът към организиране на успешно събитие се крие в това да осигуриш гладко протичане на процесите и да предоставиш възможност на участниците да изживеят нещо, което ще запомнят. 

Нашият наръчник ще опише и даде представа за основните стъпки, които е важно да се следват при професионалното организиране на събитие – от избора на конферентен център и/или зала и време за провеждане на събитието, до уреждане на детайли по организацията, които могат да възникнат в последната минута. Всеки раздел от наръчника, който представя стъпките, е придружен от кратък преглед-обобщение, важни моменти на организацията, които трябва да се вземат под внимание, препоръка за планиране на времето и списък от водещи съвети.

Тайната на планирането и провеждането на всяко успешно събитие се крие в това да се следва много детайлен и цялостен план на организация и всяка стъпка да се изпълнява една след друга. Ето защо, сме подбрали и полезен план с тези стъпки, който план може да бъде разпечатан и да се използва за ориентир поне шест месеца преди началото на изпълнението на цялостната концепция на събитието.

 

ОСНОВНИ СТЪПКИ ПРИ ОРГАНИЗИРАНЕТО НА УСПЕШНО СЪБИТИЕ:

СТЪПКА #1:
ИЗБОР НА ДАТА НА ПРОВЕЖДАНЕ

Най-важни моменти: първото и най-важно нещо свързано с организирането на професионално събитие е да се стартира достатъчно рано преди самото събитие. Преди да се свържете с гостуващите говорители и преди да привлечете гостите и посетителите, трябва да изберете място и време на провеждане.

Препоръки при планиране на времето: запазете избрано и желано от вас място за провеждане на събитието преди да започнете да разработвате детайлния си план-програма. В идеалния случай, това трябва да се случи около 6 месеца преди датата на събитието.

От голямо значение и ваш приоритет в този момент трябва да бъде откриването на идеалното място за провеждане на събитието и разбира се, преди да се свържете с професионален организатор на събития и да започнете работа, трябва да сте решили и точно на коя дата искате да проведете събитието.

ВАЖНИ МОМЕНТИ НА ТОЗИ ЕТАП:

  • Предвидете, че много от местата за провеждане на събития трябва да бъдат запазени месеци преди самото събитие.
  • Направете график за срещите и лекциите по време на събитието по такъв начин, че да са съобразени с това от колко далеч и от къде точно пристигат гостуващите лектори и посетители. Важно е те да бъдат информирани за датата на събитието месеци преди дори сте започнали с изготвянето на програмата за даденото събитие.
  • Възможно е да изпаднете в ситуация, при която да възникнат и други ограничения по отношение на времето/датата, която сте избрали за провеждане на събитието. Възможно е други събития да се случват по това избрано от вас време и период като конференции, събитие на конкурентна компания, фестивали, спортни събития, политически кампании или дори избори. Постарайте се и направете проучване в тази посока, за да сте наясно със специфичните норми и изисквания на конкретната индустрия.
  • Продължителността на събитието също е от значение и зависи много от броя на посетителите. Преценете предварително броя на лекторите/говорителите и посетителите. Като международна норма се приема при събитие от 250-300 човека да сте планирали два пълни дни продължителност на събитието.

КЛЮЧОВИ СЪВЕТИ ОТНОСНО ИЗБОРА НА ПЕРИОД И ВРЕМЕ ЗА ПРОВЕЖДАНЕ НА СЪБИТИЕ:

  • Опитайте се да избегнете периодите на ваканции и празници. Препоръчва се да се избере период и дата между средата на февруари до края на юни месец или между началото на септември до края на ноември.

СТЪПКА #2:
НАМЕРЕТЕ НАЙ-ДОБРОТО МЯСТО ЗА ПРОВЕЖДАНЕ

Най-важни моменти: В този раздел ще разгледаме основните моменти, които трябва да се вземат под внимание, когато търсим да изберем най-доброто място за провеждане на събитие – от вида на събитието, което се планира до конкретните удобства в избраното място и цените за наем.

Съществуват редица забележителни конферентни места и за вас е важно да изберете това, което напълно отговаря на изискванията, които са описани по-долу.


ВАЖНИ МОМЕНТИ НА ТОЗИ ЕТАП:

ВИД НА МЯСТО, КОЕТО ЩЕ ИЗБЕРЕТЕ
Втората цел на професионалния организатор е да намери място за провеждане на събитието, което да отговаря на вида на събитието и на цялостната му идея и замисъл. Най-общо, можем да опишем три типа места за провеждане на конференции, които могат да бъдат запазени във вашия град:

1. Хотели: това са може би идеалните места за провеждане на фирмени събития, конференции и тийм билдинг програми.

2. Независими сгради и места: тези локации също са подходящи за различен тип събития и са отличаващи се, но много често имат ограничения откъм брой места за сядане и свободна наличност през годината.

3. Нестандартни и непопулярни места: в повечето случаи това са галерии, кино зали, барове и други малки зали.
 

МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ
Независимо от специфичната локация, която намерите и която отговаря на мащаба и нуждите на вашето събитие, мястото също е от значение – то трябва да е приветливо и спокойно.
Ако търсите спокойна локация, комплекс, който е заобиколен от красиви градини или гора е най-подходящото място за вас. Колкото по-живописно е, толкова по-добре. 
И все пак, мястото което търсите, трябва да отговаря на няколко критерия/изисквания:

  • Благоприятни условия и технически възможности за провеждане на събитие: къде ще се проведе събитието?
  • Настаняване: къде ще отседнат гостите на събитието?
  • Паркинг и транспорт: как ще се придвижат до избраната локация?

В допълнение, ако избраната локация не предлага стаи за настаняване, ресторант или кафене, проучете и бъдете сигурни, че в близост има подходящ хотел, ресторанти и други интересни места за посещение, които да улеснят настаняването и да предоставят възможности за странични съпътстващи мероприятия.
Туристическият потенциал на местоположението е друг важен момент, който е добре да се премисли.


МАЩАБ НА МЕРОПРИЯТИЕТО
В случай, че вашето събитие е предназначено за малка група участници, то тогава нямате необходимост да търсите и запазвате място, което може да побере стотици участници. Същото важи и в обратния случай – оставете тази задача на професионалния организатор, който ще ви насочи кое място е подходящо според размера на събитието. Така ще спестите разходи.


ДОСТЪПНОСТ
От съществено значение за максималната посещаемост на вашето събитие е близостта до обществен транспорт (ако събитието е в града), наличието на междуградски транспорт (влак или автобус), или лесен достъп с автомобил (ако събитието е в друго населено място) и близостта до летище (при международни събития).

Преди да запазите избраното място, проверете и бъдете сигурни, че нуждите от придвижване с транспорт са взети под внимание и отчетени. Ако не сте сигурни, имате колебания или пък нямате време за проучвания, то доверете се на професионалния организатор.
Например, ако организирате фирмено мероприятие и посетителите са високопоставени служители, които са принудени да пътуват дълго време, за да стигнат до вас, то тогава може да изпаднете в ситуация важни за вас участници да не дойдат въобще. Също така, ако участниците изберат да дойдат с кола до събитието, проверете и бъдете сигурни, че на място има обслужващ персонал, който да се погрижи за пристигащите и да ги насочи къде могат да оставят автомобила или най-малкото да има достатъчно голям паркинг.


УДОБСТВО
Веднъж след като сте проверили дали мястото, което сте избрали е свободно за предварително определената от вас дата, то проверете за удобствата. Важно е да се обърне внимание и на това, че избраното място не само трябва да допълва образа на събитието, така както искате да го представите пред вашата публика, но трябва също така да е подходящо и да отговаря на профила на участниците, които целите да достигнете. Погрижете се да проверите и да сте сигурни, че на същото място няма да има по това време друго мероприятие, което да е в сблъсък с вашето или с брандинг концепцията, на която залагате.
 

ЦЕНИ
Дори ако към момента на избиране на място за събитието нямате цялостен и пълен бюджетен план, предполагаемите и очакваните финансови ограничения трябва да бъдат подадени на професионалния организатор още от самото начало.  
Опитайте се да предвидите общите и цялостни разходи за събитието преди да се решите да се пробвате с пет звезден хотел, например. Избраното място трябва да отговаря на очакванията за качество и на изискванията за безопасност, както и да дава възможност на вашите гости да бъдат добре обгрижени – откъм храна и напитки. Посъветвайте се с професионалния организатор какъв бюджет трябва да отделите или пък какво събитие да организирате с лимитирания бюджет, който имате за конкретното събитие.

Професионален съвет: Оставете професионалния организатор да преговаря с представителите на избраната от вас локация. Ако сте открили идеалното за вас място за провеждане на събитието, но сумата срещу, която може да го наемете надхвърля вашия бюджет, то професионалния организатор може да предложи чудесна алтернатива (подобно на предпочитаното място) с цел намаляване на разходите и с по-ниска такса за наем, например.
 

ТЕХНИЧЕСКИ СТРАНИ: IT И АУДИО-ВИЗУАЛНО ОБОРУДВАНЕ
Техниката и оборудването трябва да са част от идеалното място за конференции. В допълнение, преди да запазите мястото, бъдете сигурни, че всяка конферентна зала разполага с необходимата аудио-визуална техника и техническа поддръжка или че има възможност да се наеме и монтира от професионални фирми за техника, осигурени от професионалния организатор.

СПИСЪК НА ТЕХНИЧЕСКИТЕ ИЗИСКВАНИЯ:

  • Проектори, системи за озвучаване и безжични микрофони;
  • Достъп до Wi-Fi, окабеляване и зарядни станции;
  • Осветление и дигитални показалки;
  • Кабини за превод и IR приемници;

Проверете или попитайте професионалния организатор за Wi-Fi достъп до всички участници. Няма нищо по-неприятно от това да се обикаля наоколо в търсене на Wi-Fi или да имате лаптоп или смартфон, които да няма как да използвате.


НАСТАНЯВАНЕ & РАЗВЛЕЧЕНИЕ
Ако събитието ще бъде в рамките на два дни, настаняване с неограничен Wi-Fi достъп и вечеря на високо ниво трябва задължително да присъстват в списъка ви от задължителни моменти, които да предвидите.
Преди да направите резервация винаги проверявайте дали условията, които предлага избраното от вас място, както и възможностите, които се предлагат за прекарване на свободното време съответстват с вашите очаквания и желания. Важно е да проверите следните зони:

  • Конферентните зали;
  • Залите за срещи и обучения;
  • Спортните и фитнес зали;
  • Кафе салоните и баровете;
  • Ресторантите;
  • Условията в стаите за настаняване.


ПАРКИНГ
За да спестите и сведете до минимум евентуални неприятни ситуации, изберете място за провеждане на събитието, което предлага безплатен паркинг на място. Все пак, ако се изисква плащане за паркинга, то се погрижете това да бъде включено в бюджета ви. 


КЕТЪРИНГ
Ако мястото, което сте избрали, предлага също и кетъринг услуги, това е още по-добре. В противен случай ще е необходимо да търсите друг доставчик на тази услуга и да надзиравате и координирате доставчиците – това може да оставите да свърши професионалния организатор на събития.
Във всеки случай, ще е необходимо да решите какво да бъде менюто и да вземете под внимание каквито и да са съществуващи специфични изисквания  - дайте вашите предпочитания на професионалния организатор за меню и той ще ви съдейства с варианти, които да удовлетворят всички нужди. Така ще имате най-доброто меню на вашето събитие.

 

НАЙ-ВАЖНИ СЪВЕТИ ЗА ТОВА КАК ДА ЗАПАЗИТЕ МЯСТО ЗА ПРОВЕЖДАНЕ НА СЪБИТИЕТО СИ:

  • Изберете подходящо местоположение според типа събитие и броят на участниците, които планирате.
  • Бъдете сигурни, че всякакви задължения от естеството на застраховки, здравни изисквания и норми, условия за безопасност са изпълнени и налични.
  • Оставете професионалния организатор да стане част от управлението на мястото – ако е необходимо, вместо вас. Така ще общува и държи постоянна връзка с персонала от хотела, ресторанта / кетъринга, доставчиците, техническия екип по наем на оборудването, декорацията, допълнителните услуги и т.н.
  • Проверете дали условията за паркиране, сигурност, гостоприемство, както и обслужването на гостите са на нужното ниво по всяко време – преди и по време на самото събитие. 

 

СЛЕДВА ПРОДЪЛЖЕНИЕ...